1
of 1
1
of 1

中小企老闆必讀 維持遙距工作效率的4個要點

August 13, 2020

今個春夏,全世界都重新想像了工作的模式,很多人(包括員工和老闆)都發現,原來無需坐定定在辦公室9小時,都可以把工作做好。
不過,事情未必如此順利,我們都明白,在家工作或者遙距工作始終和正常辦公室工作有相當的不同,鑑於每間公司的性質差異,WFH的效能亦會浮動。眼見疫情仍然未見底,如何維持效率就相當重要。

 

Google早前已經宣布,在家工作的安排會最少會持續至明年七月;Google結構龐大,員工人數眾多,高層如何管理?以下摘自Google最近發表的研究,做好4大要點,提升效率!

 

1 恆常團隊會議

 

在家工作時,都是一個人對著電腦,整個團隊能夠「聚首一堂」的時間,也只有進行會議的時候。故此,會議不可以懶,始終看到容貌、聽到聲音的溝通一定比單單文字訊息來得更徹底和有效。

 

不過,需要注意切勿安排太多會議,可根據公司文化和性質安排一星期或兩星期一次會議,保持充足團隊溝通的同時,又不會霸佔員工大量時間,讓他們可以完成實質工作。

 

2 鼓勵參與

 

有沒有留意,開會時總會有一些非常安靜、不參與討論的同事?在虛擬環境之中,要他們開口說話可能更加困難,因此主持會議的成員可以適時邀請他們表達意見,尤其是涉及他們職責範圍的項目,更加能名正言順請他們發現,維持團隊內部的聯繫。

 

3 設立工作常規

 

工作環境大轉變,員工完成Task的方式都會不同,因此團隊應該清楚列明規則,做好期望管理;相反,如果不列明的話,人人期望不同,亦容易出現混淆。

 

團隊需要考慮的項目包括:為不同工作(如回覆電郵、完成初稿)訂立時間限制;分享資訊的最佳方法;分配工作予何人的優先次序;如果不能聯絡某同事,團隊應該如何處理工作;一個涉及全公司的願景,讓員工朝此願景進發。

 

這些考量可以讓整個團隊同步,同時避免無限等待而招來的低效率。

 

4 採用適當媒介

 

團隊成員無法見面,需要採納其他溝通方式,例如打電話、conference meeting、文字訊息等,管理層應該訂立指引,在什麼情況採用什麼聯絡方式,容許彈性。有時候,太多視像會議會令人煩厭,但有時候一個3分鐘的電話可以免卻很多文字訊息來往,所以團隊需要細心思考何種情況採用什麼方式溝通,增加效率。


Load More